Совещания, совещания, совещания. Временами, в самом её начале жизнь кажется одним большим бесконечным совещанием. Иногда мне интересно, когда же происходит сама работа, если такое количество людей задействовано в постоянных совещаниях. Многие совещания не эффективны и представляют собой лишь пустую трату ценного времени. Когда совещания критичны по сути и полезны для развития компании, люди не тратят много времени на то, чтобы убедиться, что их совещания продуктивны.
Продуктивные совещания не случаются сами по себе – существует наука и искусство оптимизации их эффективности. Вот некоторые из подсказок для извлечения максимальной пользы из потраченного времени в компании с Вашими коллегами.
Четко сформулируйте, по какому поводу собирается совещание. Укажите цель совещания в уведомительной записке, которая рассылается всем участникам совещания, а также упомяните о том, чего Вы надеетесь достигнуть и что возможно необходимо принести. Microsoft Outlook, как впрочем, и другие программы по составлению расписаний и планов имеет специальные страницы для совещаний. Выполнение этого пункта поможет Вам определить необходимость совещания как такового, а Вашим партнерам позволит узнать, что ожидать на совещании. Подчеркните повестку и цель встречи. Мы начинаем совещания с того, что организатор объявляет цель совещания, рассказывает, чего мы должны достичь, и рассматривает повестку.